Vad är en budgetpost? Definition, exempel och exempelbudget

En budgetpost är en rad med en intäkt eller kostnad i en budget. Se de 5 kategorierna, en komplett exempelbudget och hur du läser avvikelser.

En budgetpost är en enskild rad i en budget som anger en specifik intäktskälla eller kostnadsslag, med dess planerade belopp. Hyra är en budgetpost. Det är också en månatlig programvaruprenumeration, en räntebetalning på ett lån eller intäkter från en produkt. Tillsammans utgör raderna budgeten.

Internationella valutafondens (IMF) budgetordlista behandlar budgetposten som den nivå där pengar godkänns: ett anslag är den godkända budgeten för en post. Därför är budgetposter viktiga. Det är på den nivån någon kan få frågan vad pengarna användes till och vad som hände med dem.

Den här guiden går igenom de fem kategorier som varje rad tillhör, en komplett exempelbudget, hur en budget indelad i poster förhåller sig till andra format och hur du läser avvikelserna när de faktiska siffrorna kommer in.

Vad en budgetpost innehåller

En användbar rad har mer än ett namn och en siffra. Varje rad bör svara på fem frågor.

En rad utan ansvarig är en siffra som ingen försvarar. En rad som heter "diverse" är en siffra som ingen kan förklara. Båda är värda att rätta till innan du lägger till mer detaljer.

De 5 kategorierna av budgetposter

Varje belopp som flödar in i eller ut ur ett företag hör hemma i exakt en av fem kategorier.

1. Intäkter

Pengar som tjänas genom att sälja produkter eller tjänster. Dela upp dem per intäktsström, till exempel produktlinje, prenumerationsnivå eller tjänstetyp, och markera varje ström som återkommande eller engångs. Ett konsultuppdrag och en månadsprenumeration räknas båda som intäkter, men bara den ena går att förutse.

2. Direkta kostnader

Kostnader som ökar med varje såld enhet, även kallade varornas kostnad: råmaterial, avgifter för betalningshantering, drift per användare, konsulttid på ett särskilt uppdrag. Ett enkelt test är att fråga om kostnaden skulle försvinna om du inte sålde något denna månad. Om den skulle det är den en direkt kostnad.

3. Rörelsekostnader

Kostnaden för att driva verksamheten oavsett försäljningsvolym: hyra, fasta löner, programvara, försäkring, redovisning. Gruppera dem efter funktion, till exempel försäljning och marknadsföring, produkt och administration, så att du ser vad varje del av verksamheten kostar.

4. Investeringar

Inköp av tillgångar som du använder under mer än en period: utrustning, fordon, större ombyggnader. Den internationella redovisningsstandarden IAS 16 omfattar sådana poster och inkluderar direkt hänförbara kostnader i anskaffningsvärdet. I resultaträkningen fördelas kostnaden normalt över nyttjandeperioden som avskrivning.

5. Finansiering och skatter

Räntor och amorteringar på lån, bolagsskatt, moms, utdelningar och ägaruttag. Håll amorteringar åtskilda från räntor. Amortering förflyttar likvida medel men är ingen kostnad, så bara räntan hör hemma i resultaträkningen.

En exempelbudget med budgetposter

Här är en komplett årsbudget för ett fiktivt programvaruföretag. Siffrorna är illustrativa.

Intäkter på 300 000 EUR minus 54 000 EUR i direkta kostnader, 174 000 EUR i rörelsekostnader och 4 000 EUR i avskrivningar ger ett rörelseresultat på 68 000 EUR. Efter 3 000 EUR i ränta blir resultatet före skatt 65 000 EUR.

De bärbara datorerna visar varför ett inköp kan behöva två perspektiv. En flotta för 12 000 EUR som används i tre år kostar 12 000 EUR i likvida medel det år du köper den, men bara 4 000 EUR per år i resultaträkningen. Behandlar du den som en enskild månads kostnad ser den månaden förskräcklig ut medan de nästa 35 ser bättre ut än de är. Din revisor kan bekräfta behandlingen enligt lokala regler.

Budget med poster jämfört med program- och prestationsbudget

"Budget med poster" är också namnet på ett budgetformat. Det organiserar utgifterna efter vad som köps. Andra format organiserar samma pengar efter syfte eller resultat.

Government Finance Officers Association beskriver poster som kategorier av insatser som ger enkel ansvarsutkrävning men som inte ensamma stöder strategiska beslut. Formaten går också bra att kombinera. Du kan behålla budgetposter för kostnadskontroll och koppla varje post till det program eller initiativ den finansierar.

För- och nackdelar med en budget indelad i poster

Fördelar:

• Den är enkel att bygga, läsa och förklara.
• Kostnadskontrollen är tydlig, eftersom varje belopp har en namngiven plats.
• Det är lätt att jämföra med förra året och upptäcka ovanliga förändringar.

Nackdelar:

• Den visar vad som köptes, inte vad det gav.
• Den inbjuder till att lägga på en procentsats på fjolårets siffror i stället för att fråga om en kostnad fortfarande behövs.
• Detaljerna kan dölja helheten, särskilt med många små rader.
• Fasta gränser per rad kan avskräcka från rimliga flyttar mellan rader.

Så skapar du en budget med poster i 6 steg

1. Samla fjolårets utfall från din bokföring, så att du utgår från fakta.
2. Koppla varje konto till en av de fem kategorierna, och se till att raderna stämmer med din kontoplan så att utfallet kan flöda in smidigt.
3. Dela upp vaga rader. "Marknadsföring" blir betalda annonser, innehåll, event och verktyg.
4. Märk varje rad som fast eller rörlig och som återkommande eller engångs.
5. Sätt belopp utifrån drivkrafter i stället för gissningar: till exempel antal användare multiplicerat med driftkostnad per användare.
6. Utse en ansvarig för varje rad och bestäm hur ofta ni ska jämföra budget med utfall.

Så läser du budget mot utfall

En avvikelse är skillnaden mellan budgeten och det faktiska beloppet. Huvudsiffran kan vilseleda, eftersom den blandar förändringar i volym med förändringar i pris.

En flexibel budget skiljer de två åt genom att justera planen efter den volym du faktiskt uppnådde. Här är ett illustrativt exempel.

Raden ser överskriden ut, men kostnaden per intäktseuro har faktiskt minskat. En gynnsam avvikelse förtjänar också en fråga. Pengar under budget kan betyda en verklig besparing, eller ett projekt som i tysthet har halkat efter.

Sätt en väsentlighetsregel så att uppföljningarna förblir fokuserade, till exempel att förklara varje rad som avviker med mer än en viss procentsats eller ett visst belopp. Välj en tröskel som passar din storlek.

Budgetposter i budgetar för ideella organisationer och bidrag

Bidragsfinansierade organisationer rapporterar ofta per budgetpost, och finansiärer kan ställa regler för att flytta pengar mellan rader. IMF:s ordlista kallar den här typen av överföring virement. Innan du flyttar medel bör du kontrollera gränserna i ditt bidragsavtal och notera vem som godkände varje ändring. En andra vy som grupperar samma rader efter program hjälper dig att visa finansiärerna vad varje aktivitet kostade.

Vanliga misstag

1. Rader utan ansvarig.
2. En "diverse"-rad som fortsätter växa.
3. Ägarens lön gömd i rörelsekostnader, eller utelämnad, vilket får verksamheten att se mer lönsam ut än den är.
4. Låneamorteringar blandade med kostnader.
5. Stora inköp bokförda som en enskild månads kostnad, utan avskrivning.
6. Att bara förklara överskridanden och ignorera underskridanden.
7. Rader som inte stämmer med kontoplanen, så att utfallet måste sorteras manuellt.

Så hanterar du budgetposter i Aitraxus

Kalkylblad visar vad du planerar att spendera. De visar sällan varför. I Aitraxus Budgetplanerare lägger du till intäkts- och kostnadsrader per kategori och månad, kopplar varje rad till det mål, initiativ eller den indikator den finansierar och utser en budgetansvarig. Kopplade belopp och ansvariga visas sedan i Gantt-schemat och Initiativspåraren, så att strategi och pengar hålls samman.

Vill du gå vidare kan du läsa hur du kopplar finansiell planering till strategiska mål och konservativa jämfört med optimistiska budgetar.

Källor

• IMF budget glossary: anslag och virement
• IAS 16 Property, Plant and Equipment, IFRS Foundation
• GFOA guide to designing a local government budget
• Flexible budget variance, open managerial accounting text

Vanliga frågor

Vad är en budgetpost?

Det är en rad i en budget för en särskild typ av intäkt eller kostnad, till exempel hyra eller prenumerationsintäkter, med dess planerade belopp. Budgetposterna summerar till den totala budgeten.

Vad är ett exempel på en budget med poster?

En lista med rader som löner, hyra, programvara, annonsering och låneränta, var och en med ett budgeterat belopp och oftast ett utfall bredvid. Exempeltabellen ovan visar en komplett budget.

Vad är skillnaden mellan en postbudget och en programbudget?

En postbudget grupperar pengarna efter vad som köps, till exempel löner eller hyra. En programbudget grupperar samma pengar efter den aktivitet de betalar för, vilket gör kostnaden för varje aktivitet synlig.

Är avskrivning en budgetpost?

Det kan den vara. Många resultatbudgetar har en avskrivningsrad som fördelar en tillgångs kostnad över dess nyttjandeperiod, medan själva inköpet syns i likviditets- eller investeringsbudgeten.

Kan man flytta pengar mellan budgetposter?

Oftast ja, inom de regler som din organisation eller finansiär har satt. Kontrollera först godkännandegränser och eventuella bidragsvillkor, och dokumentera varje ändring.

Testa Aitraxus gratis och öppna demoprojektet ACME för att se budgetposter kopplade till en verklig strategi.