Strategisk planlegging for frivillige organisasjoner: 6 steg og endringsteori
Strategisk planlegging for frivillige organisasjoner i 6 steg, med endringsteori, sammenligning med logisk modell, roller for styre og ansatte og et eksempel.
Strategisk planlegging for frivillige organisasjoner er måten en ideell organisasjon bestemmer hvilken endring den vil arbeide for, hvordan den tror endringen skjer, og hvordan arbeidet skal finansieres og måles. En god plan knytter misjonen til en tydelig endringsteori, noen få strategiske prioriteringer, en realistisk finansieringsplan og en måte å vise effekt på overfor styret og giverne.
Denne guiden dekker seks praktiske steg, forskjellen mellom en endringsteori, en logisk modell og en strategisk plan, hvem som eier hva mellom styret og de ansatte, og feilene som oftest svekker strategier i frivillige organisasjoner.
Hvorfor strategi er annerledes i frivillige organisasjoner
En bedrift måler suksess hovedsakelig i penger. En frivillig organisasjon måler den i endring for mennesker eller miljø, mens penger er midlet. Det skaper tre påkjenninger som bedriftsplanlegging sjelden møter:
- Finansiering er ofte bundet til bestemte prosjekter, slik at givere kan påvirke prioriteringene mer enn misjonen gjør.
- Effekt tar år å vise, mens givere og styrer vil ha resultater hvert år.
- Flere grupper har en interesse: mottakere, givere, ansatte, frivillige, partnere og styret.
En strategisk plan hjelper en frivillig organisasjon med å la seg lede av misjonen i stedet for av den siste utlysningen av midler.
Strategisk planlegging for frivillige organisasjoner i 6 steg
1. Gå gjennom misjon, visjon og verdier
Sjekk at misjonen fortsatt beskriver hvorfor dere finnes og hvem dere tjener. Bli enige om visjonen, endringen dere vil se, og verdiene som styrer hvordan dere arbeider.
2. Kartlegg kontekst og interessenter
Gå gjennom programmene, økonomien og kompetansen deres, og trendene som påvirker feltet. Kartlegg interessenter etter hvor mye de påvirker og påvirkes av arbeidet deres, og spør mottakerne direkte. En SWOT-analyse fungerer godt her når den bygger på dokumentasjon.
3. Bygg en endringsteori
Center for Theory of Change beskriver en endringsteori som en omfattende beskrivelse og illustrasjon av hvordan og hvorfor en ønsket endring forventes å skje. Du starter med det langsiktige målet og arbeider bakover til betingelsene, eller resultatene, som må være på plass for at det skal skje.
Begrepet ble gjort kjent av evaluatoren Carol Weiss i en publikasjon fra Aspen Institute i 1995 om lokalsamfunnsinitiativer. Hun hevdet at komplekse programmer er vanskelige å evaluere når forutsetningene bak dem er dårlig formulert, og det er nettopp det en endringsteori gjør eksplisitt.
4. Velg strategiske prioriteringer
Bestem hvilke programmer som skal vokse, beholdes, endres eller avvikles. Tre til fem prioriteringer er nok. Hver av dem bør tydelig tjene endringsteorien, og planen bør si hva dere skal slutte å gjøre.
5. Planlegg ressurser og finansiering
Match prioriteringene med folk, partnere og penger. Vær ærlig om de reelle kostnadene ved å levere. I "The Nonprofit Starvation Cycle" (Stanford Social Innovation Review, 2009) beskriver Gregory og Howard hvordan urealistiske forventninger til administrasjonskostnader får frivillige organisasjoner til å underinvestere i systemene de trenger. Bridgespans studie fra 2016 av 20 ideelle organisasjoner fant en median indirekte kostnadssats på 40 %, mot de 15 % de fleste stiftelser dekker. En strategi som overser disse kostnadene overlever ikke møtet med virkeligheten.
6. Mål effekt og rapporter
Velg noen få indikatorer for hver prioritering. Skill mellom leveranser, det dere leverer, og resultater, det som endres som følge av det. Rapporter begge til styret og til giverne, og bruk resultatene til å justere planen.
Endringsteori, logisk modell og strategisk plan
W.K. Kellogg Foundations Logic Model Development Guide beskriver en logisk modell som en systematisk og visuell måte å presentere din forståelse av ressursene, aktivitetene og resultatene i et program. De fem komponentene er ressurser eller innsatsfaktorer, aktiviteter, leveranser, resultater og effekt. Veiledningen plasserer kortsiktige resultater på 1 til 3 år, mer langsiktige resultater på 4 til 6 år og effekt på 7 til 10 år.
| Endringsteori | Logisk modell | Strategisk plan | |
|---|---|---|---|
| Formål | Forklarer hvorfor endring vil skje | Viser hvordan ett program fungerer | Setter retningen for hele organisasjonen |
| Nivå | Organisasjon eller program | Program | Organisasjon |
| Format | Løype av resultater og forutsetninger | Fem kolonner, fra innsats til effekt | Prioriteringer, mål, budsjett og eiere |
| Hovedmålgruppe | Ledelse, partnere, evaluatorer | Programteam og finansiører | Styret, ansatte og givere |
De virker sammen. Endringsteorien forklarer logikken, logiske modeller beskriver hvert program, og den strategiske planen avgjør hvor organisasjonen setter inn innsats og penger.
Eksempel: en frivillig organisasjon for ungdomskompetanse
Dette eksempelet er fiktivt og er ment som illustrasjon.
| Element | Eksempel |
|---|---|
| Langsiktig mål | Unge i regionen finner anstendig arbeid |
| Viktigste resultater | Jobbklare ferdigheter, arbeidserfaring, kontakt med arbeidsgivere |
| Programmer | Opplæringskurs, praksisplasser hos lokale bedrifter, mentorordning |
| Strategiske prioriteringer | Utvide partnerskap med arbeidsgivere, dokumentere effekt, diversifisere finansieringen |
| Målinger | Deltakere opplært, praksisplasser, andel i arbeid etter 12 måneder |
Planen får plass på noen få sider. Hver prioritering knyttes tilbake til et resultat i endringsteorien, og hver måling forteller styret om resultatet beveger seg.
Hvem eier hva: styret og de ansatte
BoardSource, en amerikansk organisasjon som arbeider med styring i ideelle organisasjoner, slår fast at styret eier den endelige strategiske planen og bør ha en aktiv, reell rolle i å lage den.
| Oppgave | Styret | Daglig leder og ansatte |
|---|---|---|
| Misjon og visjon | Godkjenner | Foreslår og rådfører seg |
| Strategiske prioriteringer | Utfordrer og godkjenner | Utarbeider alternativer |
| Endringsteori | Gjennomgår | Bygger sammen med partnere og mottakere |
| Budsjett og finansieringsplan | Godkjenner og følger opp | Utarbeider og leverer |
| Rapportering av effekt | Gjennomgår og handler på resultatene | Samler data og rapporterer |
Hvor lenge en strategisk plan for en frivillig organisasjon bør gjelde
Tre til fem år var tidligere standarden. BoardSource peker på et skifte bort fra tradisjonelle planer med tre til fem års horisont mot et fleksibelt strategisk rammeverk kombinert med en solid årsplan, og sier at planer bør være tilpasningsdyktige og gjennomgås jevnlig. En praktisk tilnærming er en retning for flere år, en årlig driftsplan og en kvartalsvis gjennomgang i styret.
En tidslinje på 90 dager for planleggingen
| Uker | Fokus |
|---|---|
| 1 til 3 | Samle data, intervjue interessenter og mottakere |
| 4 til 6 | Gå gjennom misjonen, bygge endringsteorien |
| 7 til 9 | Velge prioriteringer, teste dem med styret |
| 10 til 12 | Sette målinger og budsjett, godkjenne planen, lansere |
Vanlige feil
- Å behandle endringsteorien som et diagram for giverne i stedet for et arbeidsverktøy.
- Å la øremerkede tilskudd styre strategien i stedet for misjonen.
- Å underfinansiere kjernekostnadene alle programmer er avhengige av.
- For mange prioriteringer, slik at ingenting får nok ressurser.
- Å rapportere leveranser som om de var resultater.
- Et styre som godkjenner planen, men ikke eier eller gjennomgår den.
- Ingen årlig oppdatering, slik at planen driver bort fra virkeligheten.
Planlegg og følg opp strategien i Aitraxus
Aitraxus støtter strategisk planlegging for frivillige organisasjoner fra den første samtalen med interessenter til rapportering til styret. AI-strategiintervjuet fanger ambisjon, kontekst og begrensninger på omtrent 20 minutter, prioriteringer og mål kobles til budsjetter og eiere, og Selskapets helsekart viser hvilke deler av strategien som er i rute, trenger oppmerksomhet eller er i fare.
Les mer i guiden vår om strategisk planlegging og hvordan du presenterer strategi for styret.
Kilder
- Center for Theory of Change, What is Theory of Change?
- Center for Theory of Change, Origins
- W.K. Kellogg Foundation, Logic Model Development Guide, 2004
- BoardSource, Strategic Planning
- Gregory and Howard, "The Nonprofit Starvation Cycle", SSIR, 2009
- Bridgespan, "Pay-What-It-Takes Philanthropy", 2016
Ofte stilte spørsmål
Hva er stegene i strategisk planlegging for en frivillig organisasjon?
Gå gjennom misjon, visjon og verdier, kartlegg kontekst og interessenter, bygg en endringsteori, velg prioriteringer, planlegg ressurser og finansiering, og mål og rapporter effekt.
Hva bør en strategisk plan for en ideell organisasjon inneholde?
Et sammendrag, misjon og visjon, endringsteorien, tre til fem prioriteringer, mål og målinger, en finansieringsplan, de viktigste risikoene og hvordan planen skal gjennomgås.
Hva er forskjellen mellom en endringsteori og en logisk modell?
En endringsteori forklarer hvorfor og hvordan en endring forventes å skje, inkludert forutsetningene. En logisk modell viser hvordan ett program gjør ressurser og aktiviteter om til leveranser, resultater og effekt.
Hva er styrets rolle i strategisk planlegging for frivillige organisasjoner?
Styret eier den endelige planen. Det utfordrer og godkjenner prioriteringene, godkjenner budsjettet og gjennomgår fremdrift og effekt i løpet av året.
Hvor ofte bør en frivillig organisasjon oppdatere den strategiske planen?
Gjennomgå fremdriften minst hvert kvartal og oppdater planen hvert år, samtidig som dere beholder en lengre retning som endres sjeldnere.
Prøv Aitraxus gratis og åpne demoprosjektet ACME for å se en strategi med mål, budsjetter og eiere.