Mchakato wa Upangaji wa Kimkakati: Hatua 6, Mfano na Orodha ya Ukaguzi
Mchakato wa upangaji wa kimkakati katika hatua 6, kuanzia uchambuzi hadi mapitio, na mfano wa SME, upangaji dhidi ya usimamizi na orodha tayari.
Mchakato wa upangaji wa kimkakati ni mfululizo wa hatua ambazo shirika hutumia kuamua linataka kwenda wapi, ni vipaumbele vichache vipi vitalifikisha huko, na jinsi fedha na watu vitakavyowekwa nyuma yake. Kwa biashara ndogo au ya kati, kwa kawaida huwa na hatua sita: kutathmini ulipo, kuweka mwelekeo, kuchagua vipaumbele, kuweka malengo na vipimo, kupanga mipango na bajeti, kisha kutekeleza, kupitia na kurekebisha.
Mwongozo huu unaeleza kila hatua, unaonyesha mfano uliofanyiwa kazi wa kampuni yenye watu 40, unalinganisha upangaji wa kimkakati na usimamizi wa kimkakati, na unaishia na orodha ya ukaguzi unayoweza kutumia kwa mpango wako mwenyewe.
Mchakato wa upangaji wa kimkakati katika hatua 6
1. Tathmini ulipo
Anza na ukweli, si matamanio. Pitia matokeo ya kifedha, wateja, washindani na uwezo wako, na zungumza na watu wanaoiona biashara kwa pembe tofauti: uongozi, wafanyakazi, wateja muhimu na washirika.
Zana muhimu katika hatua hii:
- PEST au PESTLE kwa mielekeo ya nje.
- Nguvu Tano za Porter kwa muundo wa soko lako.
- SWOT kufupisha ulichokipata.
2. Weka mwelekeo: dhamira, maono na maadili
Dhamira inasema kwa nini shirika lipo na linamhudumia nani. Maono yanaelezea mafanikio yanaonekanaje baada ya miaka michache. Maadili yanaelezea jinsi unavyotenda njiani. Kila moja iwe fupi vya kutosha ili watu waweze kuirudia. Mwongozo wetu wa maono dhidi ya dhamira unaeleza tofauti.
3. Chagua vipaumbele vya kimkakati
Hapa ndipo upangaji unageuka kuwa mkakati. Kutoka kwa kila kitu ambacho ungeweza kufanya, chagua maeneo machache ambayo utaelekeza juhudi, mara nyingi huitwa nguzo za kimkakati. Tatu hadi tano ni kiwango cha vitendo. Kuchagua pia kunamaanisha kuandika kile ambacho hutafanya.
4. Weka malengo na vipimo
Geuza kila kipaumbele kuwa malengo yanayoweza kukaguliwa. Lengo zuri hutaja matokeo, kipimo, shabaha na tarehe. Timu nyingi hutumia malengo ya SMART, OKR au KPI hapa, na mwongozo wetu wa malengo dhidi ya KPI dhidi ya OKR unaeleza wakati wa kutumia kila moja.
Balanced Scorecard, iliyoanzishwa na Robert Kaplan na David Norton katika Harvard Business Review mwaka 1992, ni njia inayojulikana ya kuweka vipimo katika uwiano. Inaanza kwa mstari "Unachopima ndicho unachopata." Balanced Scorecard Institute inaeleza mitazamo minne: fedha, wateja, michakato ya ndani, na kujifunza na ukuaji.
5. Panga mipango na bajeti
Mipango ni miradi inayosukuma kila lengo. Mpe kila mpango mmiliki, ratiba na kipengele cha bajeti. Mkakati usiohusishwa na fedha ni orodha ya matamanio tu, ndiyo maana tunapendekeza kuunganisha upangaji wa fedha na malengo ya kimkakati tangu mwanzo.
6. Tekeleza, pitia na rekebisha
Mpango unafaa tu ukipitiwa. Weka mdundo: ukaguzi wa maendeleo kila mwezi, mapitio ya mkakati kila robo mwaka na uboreshaji wa kila mwaka. Fuatilia viashiria vikuu vinavyokuonya mapema, si matokeo tu yanayofika kuchelewa mno kuchukua hatua.
Mfano uliofanyiwa kazi: kampuni ya programu yenye watu 40
Mfano huu ni wa kubuni, kwa ajili ya kuonyesha.
| Hatua | Kile timu ilichofanya |
|---|---|
| 1. Tathmini | Iligundua kuwa 60% ya mapato yalitoka kwa wateja wawili na kwamba wateja wadogo walikuwa wakiondoka zaidi |
| 2. Mwelekeo | Maono: kuwa zana ya kawaida kwa kampuni za usafirishaji za ukubwa wa kati katika kanda |
| 3. Vipaumbele | Nguzo tatu: kuongeza vyanzo vya mapato, kuboresha uhifadhi wa wateja, kujenga bidhaa ya kujihudumia |
| 4. Malengo | Kupunguza sehemu ya wateja wawili wakubwa hadi 35%, na kupunguza wateja wanaoondoka kwa mwaka kutoka 18% hadi 10% ndani ya miaka 2 |
| 5. Mipango | Njia ya washirika, programu ya kuwakaribisha wateja na usajili wa kujihudumia, kila moja ikiwa na mmiliki na bajeti |
| 6. Mapitio | Ukaguzi wa KPI kila mwezi, mapitio ya mkakati kila robo mwaka na bodi, uboreshaji wa kila mwaka mwezi Oktoba |
Mpango ulitosha kurasa mbili. Kilichoufanya ufanye kazi hakikuwa hati, bali mdundo wa mapitio uliofuata.
Upangaji wa kimkakati dhidi ya usimamizi wa kimkakati
Istilahi hizi mbili mara nyingi hutumiwa kana kwamba zina maana moja. Si hivyo.
| Upangaji wa kimkakati | Usimamizi wa kimkakati | |
|---|---|---|
| Wigo | Kuamua mwelekeo na mpango | Mzunguko mzima: kupanga, kutekeleza na kurekebisha |
| Muda | Kipindi cha mipango kilichobainishwa | Endelevu |
| Matokeo makuu | Mpango wa kimkakati | Maamuzi na matokeo kwa muda |
| Mdundo | Hasa mzunguko wa kila mwaka | Kila siku, kila mwezi na kila robo mwaka |
Kitabu huria cha Principles of Management cha OpenStax kinaeleza mchakato wa usimamizi wa kimkakati kama seti ya shughuli ambazo mameneja hufanya ili kuiweka kampuni katika nafasi ya kushindana, na kinabainisha kuwa mameneja wengi wakuu hushughulikia hatua zote kwa wakati mmoja. Kwa vitendo, upangaji ni awamu moja ya usimamizi wa kimkakati, na utekelezaji ndipo thamani nyingi inapopatikana au kupotea.
Henry Mintzberg alitoa hoja inayohusiana katika "The Fall and Rise of Strategic Planning" (HBR, 1994). Alikosoa upangaji unaofanywa na wapangaji wataalamu kisha kutekelezwa kama ulivyoandikwa, na akasema kuwa mkakati pia huibuka kutokana na kile watu wanachojifunza wanapotenda. Ndiyo maana hatua ya mapitio ni muhimu sawa na mpango.
Nani ashirikishwe na inachukua muda gani
| Nani | Jukumu |
|---|---|
| Mmiliki au CEO | Anaongoza mchakato na hufanya maamuzi ya mwisho |
| Timu ya uongozi | Inaunda vipaumbele, inamiliki malengo na mipango |
| Bodi au washauri | Wanahoji dhana na kuidhinisha mpango |
| Wafanyakazi | Hutoa maarifa katika hatua ya 1 na kumiliki utekelezaji |
| Mwezeshaji | Si lazima, huuweka mchakato kwenye mstari na kwa wakati |
Muda unaochukuliwa na mpango wa kwanza unategemea uchambuzi unaohitajika na jinsi timu ya uongozi inavyoweza kukubaliana haraka. Muda mwingi hutumika katika uchambuzi na makubaliano, si katika kuandika.
Hati ya mpango wa kimkakati inajumuisha nini
- Muhtasari wa ukurasa mmoja
- Dhamira, maono na maadili
- Matokeo muhimu ya uchambuzi wako
- Vipaumbele vitatu hadi vitano vya kimkakati
- Malengo na vipimo kwa kila kipaumbele
- Mipango yenye wamiliki, tarehe na bajeti
- Hatari kuu na jinsi utakavyozisimamia
- Mpango utapitiwa vipi na lini
Weka hati kuu fupi. Weka maelezo kwenye viambatisho au kwenye zana ambazo timu yako tayari inazitumia.
Kwa nini utekelezaji ndipo mipango inaposhinda au kushindwa
Utafiti kuhusu utekelezaji wa mkakati mara nyingi hunukuliwa kwa ulegevu, kwa hiyo ni vyema kuwa sahihi. Katika "Why Strategy Execution Unravels and What to Do About It" (HBR, 2015), Donald Sull, Rebecca Homkes na Charles Sull wanaandika kuwa theluthi mbili hadi robo tatu ya mashirika makubwa hupata shida katika utekelezaji. Hilo ni matokeo kuhusu kupata shida, katika kampuni kubwa, si madai kwamba mikakati mingi hushindwa. Kuwa mwangalifu na takwimu za mviringo za "90% ya mikakati hushindwa" zinazozunguka mtandaoni, kwa kuwa hatukuweza kupata chanzo cha msingi cha takwimu hizo.
Funzo la vitendo linatumika kwa ukubwa wowote: mipango mara nyingi hukwama wakati wa kukabidhi kutoka kwa uongozi kwenda kwa watu wanaofanya kazi. Wamiliki walio wazi, bajeti zilizounganishwa na mdundo thabiti wa mapitio huziba pengo hilo.
Makosa ya kawaida
- Kuandika mpango kama hati ambayo hakuna anayeifungua baada ya uzinduzi.
- Kuchagua vipaumbele vingi mno, hivyo hakuna kinachokuwa kipaumbele kweli.
- Malengo bila wamiliki au vipimo.
- Bajeti inayoandaliwa kando na mkakati.
- Kutokuwa na mdundo wa mapitio, hivyo matatizo yanajitokeza kuchelewa.
- Wafanyakazi wasioweza kutaja vipaumbele mwezi mmoja baada ya uzinduzi.
Orodha ya ukaguzi ya upangaji wa kimkakati
- Tulipitia ukweli kabla ya kuweka matamanio.
- Dhamira, maono na maadili vinatosha ukurasa mmoja.
- Tulichagua vipaumbele vitatu hadi vitano na tukaandika kile ambacho hatutafanya.
- Kila lengo lina kipimo, shabaha, tarehe na mmiliki.
- Kila mpango una mmiliki, ratiba na kipengele cha bajeti.
- Mapitio yamo kwenye kalenda kwa mwaka mzima.
Endesha mchakato wa upangaji wa kimkakati katika Aitraxus
Aitraxus inafuata mchakato huu hatua kwa hatua. Mwongozo wake wa Mkakati unakuongoza kupitia hatua nane, kuanzia mahojiano ya ugunduzi ya AI na timu yako ya uongozi hadi nguzo, ukusanyaji wa data, malengo, mpango, bajeti, shirika na hati ya mkakati iliyo tayari kwa bodi, ikifuatiwa na ufuatiliaji endelevu.
Katika Ukusanyaji wa Data unachagua mfumo kama PEST, Nguvu Tano, SWOT au VRIO, unazalisha rasimu ya kwanza kwa AI kisha unaihariri na timu yako.
Vyanzo
- OpenStax, Principles of Management, 9.1 Strategic Management
- Kaplan and Norton, "The Balanced Scorecard: Measures That Drive Performance", HBR, 1992
- Balanced Scorecard Institute, Balanced Scorecard basics
- Mintzberg, "The Fall and Rise of Strategic Planning", HBR, 1994
- Sull, Homkes and Sull, "Why Strategy Execution Unravels and What to Do About It", HBR, 2015
Maswali yanayoulizwa mara kwa mara
Ni zipi hatua za mchakato wa upangaji wa kimkakati?
Toleo la vitendo lina hatua sita: kutathmini ulipo, kuweka mwelekeo, kuchagua vipaumbele, kuweka malengo na vipimo, kupanga mipango na bajeti, kisha kutekeleza, kupitia na kurekebisha.
Kuna tofauti gani kati ya upangaji wa kimkakati na usimamizi wa kimkakati?
Upangaji wa kimkakati huamua mwelekeo na mpango. Usimamizi wa kimkakati unahusu mzunguko mzima, ikiwemo kutekeleza mpango, kufuatilia matokeo na kurekebisha njiani.
Mpango wa kimkakati unapaswa kuwa mrefu kiasi gani?
Mfupi wa kutosha kutumika. Kampuni nyingi ndogo na za kati huweka mpango mkuu katika kurasa chache, na maelezo yakiwa kwenye viambatisho au kwenye zana zao za kupanga.
Mpango wa kimkakati unapaswa kupitiwa mara ngapi?
Kagua maendeleo kila mwezi, pitia mkakati kila robo mwaka na uboreshe mpango mara moja kwa mwaka, au mapema zaidi ikiwa kuna jambo muhimu limebadilika.
Upangaji wa kimkakati katika usimamizi ni nini?
Ni sehemu ya usimamizi inayoweka mwelekeo wa muda mrefu na vipaumbele, na kuamua rasilimali zitagawanywa vipi ili kuvifikia.
Jaribu Aitraxus bila malipo na ufungue mradi wa onyesho wa ACME kuona mkakati kamili ukijengwa hatua kwa hatua.