A stratégiai tervezési folyamat: 6 lépés, példa és ellenőrzőlista
A stratégiai tervezési folyamat 6 lépésben az elemzéstől az értékelésig, egy kidolgozott kkv-példával, a tervezés és a stratégiai menedzsment összevetésével és kész ellenőrzőlistával.
A stratégiai tervezési folyamat azoknak a lépéseknek a sora, amelyekkel egy szervezet eldönti, hová akar eljutni, mely kevés prioritás visz oda, és hogyan áll mögéjük pénz és emberek. Egy kis- vagy középvállalkozásnál ez általában hat lépésből áll: mérd fel, hol tartasz, jelöld ki az irányt, válaszd ki a prioritásokat, tűzz ki célokat és mutatókat, tervezz kezdeményezéseket és költségvetést, végül hajtsd végre, értékeld és igazítsd.
Ez az útmutató lépésről lépésre bemutatja mindegyiket, mutat egy kidolgozott példát egy 40 fős cégre, összeveti a stratégiai tervezést a stratégiai menedzsmenttel, és egy ellenőrzőlistával zár, amelyet a saját tervedhez is használhatsz.
A stratégiai tervezési folyamat 6 lépésben
1. Mérd fel, hol tartasz
Tényekkel kezdj, ne ambíciókkal. Tekintsd át a pénzügyi eredményeket, az ügyfeleket, a versenytársakat és a képességeket, és beszélj olyan emberekkel, akik különböző nézőpontból látják a vállalkozást: a vezetéssel, a munkatársakkal, a kulcsügyfelekkel és a partnerekkel.
Hasznos eszközök ebben a lépésben:
- PEST vagy PESTLE a külső trendekhez.
- Porter-féle öt erő a piacod szerkezetéhez.
- SWOT a tapasztalatok összegzéséhez.
2. Jelöld ki az irányt: küldetés, jövőkép és értékek
A küldetés azt mondja meg, miért létezik a szervezet, és kit szolgál. A jövőkép azt írja le, milyen a siker néhány év múlva. Az értékek azt írják le, hogyan viselkedsz útközben. Mindegyiket tartsd olyan rövidre, hogy az emberek meg tudják ismételni. A jövőkép és küldetés különbségéről szóló útmutatónk tisztázza a különbséget.
3. Válaszd ki a stratégiai prioritásokat
Itt válik a tervezésből stratégia. Abból, amit megtehetnél, válaszd ki azt a néhány területet, amelyre az erődet összpontosítod, ezeket gyakran stratégiai pilléreknek hívják. A három-öt gyakorlatias tartomány. A választás azt is jelenti, hogy leírod, mit nem fogsz csinálni.
4. Tűzz ki célokat és mutatókat
Alakítsd át az egyes prioritásokat ellenőrizhető célokká. Egy jó cél megnevez egy eredményt, egy mutatót, egy célértéket és egy dátumot. Sok csapat itt SMART célokat, OKR-eket vagy KPI-kat használ, a célok, KPI-k és OKR-ek különbségéről szóló útmutatónk pedig elmagyarázza, mikor melyiket érdemes választani.
A Balanced Scorecard, amelyet Robert Kaplan és David Norton mutatott be a Harvard Business Review-ban 1992-ben, jól ismert módszer a mutatók kiegyensúlyozására. Ezzel a mondattal nyit: "Azt kapod, amit mérsz." A Balanced Scorecard Institute négy nézőpontot ír le: pénzügyi, ügyfél, belső folyamatok, valamint tanulás és növekedés.
5. Tervezz kezdeményezéseket és költségvetést
A kezdeményezések azok a projektek, amelyek előbbre viszik az egyes célokat. Adj minden kezdeményezésnek felelőst, ütemtervet és költségvetési sort. A pénzhez nem kötött stratégia kívánságlista, ezért javasoljuk, hogy a pénzügyi tervezést az elejétől a stratégiai célokhoz told.
6. Hajtsd végre, értékeld és igazítsd
Egy terv csak akkor hasznos, ha rendszeresen felülvizsgálják. Állíts be ritmust: havi haladásellenőrzés, negyedéves stratégiai áttekintés és éves frissítés. Figyeld a vezető mutatókat, amelyek korán figyelmeztetnek, ne csak az eredményeket, amelyek túl későn érkeznek ahhoz, hogy cselekedj.
Kidolgozott példa: egy 40 fős szoftvercég
Ez a példa kitalált, szemléltetésre szolgál.
| Lépés | Mit tett a csapat |
|---|---|
| 1. Felmérés | Megállapította, hogy a bevétel 60%-a két ügyféltől származik, és a kis fiókoknál nő a lemorzsolódás |
| 2. Irány | Jövőkép: a térség közepes méretű logisztikai cégeinek alapértelmezett eszközévé válni |
| 3. Prioritások | Három pillér: a bevétel diverzifikálása, a megtartás javítása, önkiszolgáló termék építése |
| 4. Célok | A két legnagyobb ügyfél részarányát 35%-ra csökkenteni, az éves lemorzsolódást pedig 18%-ról 10%-ra 2 éven belül |
| 5. Kezdeményezések | Partnercsatorna, bevezetési program és önkiszolgáló regisztráció, mindegyik felelőssel és költségvetéssel |
| 6. Értékelés | Havi KPI-ellenőrzés, negyedéves stratégiai áttekintés az igazgatósággal, éves frissítés októberben |
A terv elfért két oldalon. A sikert nem a dokumentum hozta, hanem az utána következő áttekintések ritmusa.
Stratégiai tervezés és stratégiai menedzsment
A két kifejezést gyakran úgy használják, mintha ugyanazt jelentenék. Nem ugyanazt jelentik.
| Stratégiai tervezés | Stratégiai menedzsment | |
|---|---|---|
| Hatókör | Az irány és a terv eldöntése | A teljes ciklus: tervezés, végrehajtás és igazítás |
| Időkeret | Meghatározott tervezési időszak | Folyamatos |
| Fő kimenet | Stratégiai terv | Döntések és eredmények az idő során |
| Ritmus | Főként éves ciklus | Napi, havi és negyedéves |
Az OpenStax nyílt tankönyve, a Principles of Management a stratégiai menedzsment folyamatát olyan tevékenységek összességeként írja le, amelyeket a vezetők azért végeznek, hogy a céget versenyképesen pozicionálják, és megjegyzi, hogy a legtöbb felső vezető az összes lépéssel egyszerre foglalkozik. A gyakorlatban a tervezés a stratégiai menedzsment egyik szakasza, a végrehajtás pedig az, ahol az érték nagy része megszületik vagy elvész.
Henry Mintzberg egy kapcsolódó gondolatot fogalmazott meg "The Fall and Rise of Strategic Planning" című írásában (HBR, 1994). Bírálta a szakértő tervezők által készített, majd szó szerint végrehajtott tervezést, és amellett érvelt, hogy a stratégia abból is kialakul, amit az emberek cselekvés közben tanulnak. Ezért az értékelési lépés ugyanolyan fontos, mint maga a terv.
Kik vegyenek részt, és mennyi ideig tart
| Ki | Szerepe |
|---|---|
| Tulajdonos vagy vezérigazgató | Vezeti a folyamatot, és meghozza a végső döntéseket |
| Vezetői csapat | Alakítja a prioritásokat, felelős a célokért és a kezdeményezésekért |
| Igazgatóság vagy tanácsadók | Megkérdőjelezik a feltevéseket, és jóváhagyják a tervet |
| Munkatársak | Meglátásokat adnak az 1. lépésben, és felelnek a megvalósításért |
| Facilitátor | Opcionális, tisztességesen és időben tartja a folyamatot |
Az első terv elkészítésének ideje attól függ, mennyi elemzésre van szükség, és milyen gyorsan tud megegyezni a vezetői csapat. Az idő nagy része az elemzésre és az egyeztetésre megy el, nem az írásra.
Mit tartalmaz egy stratégiai terv dokumentuma
- Egyoldalas összefoglaló
- A küldetés, a jövőkép és az értékek
- Az elemzésből származó fő megállapítások
- Három-öt stratégiai prioritás
- Célok és mutatók minden prioritáshoz
- Kezdeményezések felelősökkel, dátumokkal és költségvetéssel
- A fő kockázatok és kezelésük módja
- Hogyan és mikor vizsgálják felül a tervet
A fő dokumentumot tartsd rövidre. A részleteket tedd mellékletekbe vagy azokba az eszközökbe, amelyeket a csapatod már használ.
Miért a végrehajtáson múlik a tervek sikere
A stratégia végrehajtásáról szóló kutatásokat gyakran pontatlanul idézik, ezért érdemes pontosnak lenni. A "Why Strategy Execution Unravels and What to Do About It" című írásban (HBR, 2015) Donald Sull, Rebecca Homkes és Charles Sull azt írják, hogy a nagy szervezetek kétharmada-háromnegyede küzd a végrehajtással. Ez a küzdelemről szóló megállapítás, nagy cégeknél, nem az az állítás, hogy a legtöbb stratégia megbukik. Légy óvatos az interneten keringő kerek "a stratégiák 90%-a megbukik" számokkal, mert ezekhez nem találtunk elsődleges forrást.
A gyakorlati tanulság bármilyen méretnél érvényes: a tervek hajlamosak elakadni ott, ahol a vezetéstől átkerülnek a munkát végző emberekhez. Egyértelmű felelősök, összekapcsolt költségvetések és állandó áttekintési ritmus zárják be ezt a szakadékot.
Gyakori hibák
- A tervet olyan dokumentumként írják meg, amelyet az indulás után senki sem nyit meg.
- Túl sok prioritást választanak, így valójában semmi sem prioritás.
- Célok felelősök vagy mutatók nélkül.
- A stratégiától külön készített költségvetés.
- Nincs áttekintési ritmus, ezért a problémák túl későn derülnek ki.
- A munkatársak egy hónappal az indulás után sem tudják megnevezni a prioritásokat.
Stratégiai tervezési ellenőrzőlista
- A tényeket átnéztük, mielőtt ambíciókat tűztünk ki.
- A küldetés, a jövőkép és az értékek elférnek egy oldalon.
- Három-öt prioritást választottunk, és leírtuk, mit nem fogunk csinálni.
- Minden célnak van mutatója, célértéke, dátuma és felelőse.
- Minden kezdeményezésnek van felelőse, ütemterve és költségvetési sora.
- Az áttekintések az egész évre bekerültek a naptárba.
Futtasd a stratégiai tervezési folyamatot az Aitraxusban
Az Aitraxus lépésről lépésre követi ezt a folyamatot. A Stratégiai útmutató nyolc lépésen vezet végig, a vezetői csapattal folytatott AI felfedező interjútól a pilléreken, az adatgyűjtésen, a célokon, a terven, a költségvetésen és a szervezeten át az igazgatóságnak szánt stratégiai dokumentumig, majd a folyamatos nyomon követésig.
Az Adatgyűjtésben kiválasztasz egy keretrendszert, például PEST, Five Forces, SWOT vagy VRIO, AI-val elkészíted az első vázlatot, majd a csapatoddal szerkeszted.
Források
- OpenStax, Principles of Management, 9.1 Strategic Management
- Kaplan and Norton, "The Balanced Scorecard: Measures That Drive Performance", HBR, 1992
- Balanced Scorecard Institute, Balanced Scorecard basics
- Mintzberg, "The Fall and Rise of Strategic Planning", HBR, 1994
- Sull, Homkes and Sull, "Why Strategy Execution Unravels and What to Do About It", HBR, 2015
Gyakran ismételt kérdések
Melyek a stratégiai tervezési folyamat lépései?
Egy gyakorlatias változat hat lépésből áll: mérd fel, hol tartasz, jelöld ki az irányt, válaszd ki a prioritásokat, tűzz ki célokat és mutatókat, tervezz kezdeményezéseket és költségvetést, végül hajtsd végre, értékeld és igazítsd.
Mi a különbség a stratégiai tervezés és a stratégiai menedzsment között?
A stratégiai tervezés az irányt és a tervet dönti el. A stratégiai menedzsment a teljes ciklust lefedi, beleértve a terv végrehajtását, az eredmények követését és az útközbeni igazítást.
Milyen hosszú legyen egy stratégiai terv?
Annyira rövid, hogy használni lehessen. Sok kis- és középvállalkozás néhány oldalban tartja a terv magját, a részletek pedig mellékletekben vagy a tervezőeszközeikben vannak.
Milyen gyakran kell felülvizsgálni egy stratégiai tervet?
Havonta ellenőrizd a haladást, negyedévente tekintsd át a stratégiát, és évente frissítsd a tervet, vagy korábban, ha valami fontos megváltozik.
Mi a stratégiai tervezés a menedzsmentben?
A menedzsmentnek az a része, amely a hosszú távú irányt és a prioritásokat kijelöli, és eldönti, hogyan osztják el az erőforrásokat az elérésükhöz.
Próbáld ki az Aitraxust ingyen, és nyisd meg az ACME bemutató projektet, hogy lásd, hogyan épül fel lépésről lépésre egy teljes stratégia.