Strategisk planering: processen i 6 steg, exempel och checklista
Strategisk planering i 6 steg, från analys till uppföljning, med ett genomarbetat exempel för småföretag, planering jämfört med styrning och en färdig checklista.
Strategisk planering är de steg en organisation använder för att bestämma vart den vill, vilka få prioriteringar som tar den dit och hur pengar och människor ska läggas bakom dem. För ett litet eller medelstort företag går den strategiska planeringsprocessen vanligtvis i sex steg: kartlägg nuläget, sätt riktning, välj prioriteringar, sätt mål och mått, planera initiativ och budget, och därefter genomför, följ upp och anpassa.
Den här guiden förklarar varje steg, visar ett genomarbetat exempel för ett företag med 40 anställda, jämför strategisk planering med strategisk styrning och avslutar med en checklista som du kan använda för din egen plan.
Den strategiska planeringsprocessen i 6 steg
1. Kartlägg nuläget
Börja med fakta, inte ambitioner. Gå igenom ekonomiska resultat, kunder, konkurrenter och förmågor, och prata med människor som ser verksamheten från olika håll: ledning, medarbetare, nyckelkunder och partner.
Användbara verktyg i det här steget:
- PEST eller PESTLE för yttre trender.
- Porters fem krafter för marknadens struktur.
- SWOT för att sammanfatta det du hittade.
2. Sätt riktning: mission, vision och värderingar
Missionen säger varför organisationen finns och vem den finns till för. Visionen beskriver hur framgång ser ut om några år. Värderingarna beskriver hur ni beter er på vägen. Håll var och en så kort att folk kan upprepa den. Vår guide om vision jämfört med mission går igenom skillnaden.
3. Välj strategiska prioriteringar
Här blir planering till strategi. Av allt ni skulle kunna göra väljer ni de få områden där ni koncentrerar insatserna, ofta kallade strategiska pelare. Tre till fem är ett praktiskt intervall. Att välja innebär också att skriva ner vad ni inte kommer att göra.
4. Sätt mål och mått
Gör varje prioritering till mål som går att följa upp. Ett bra mål anger ett resultat, ett mått, ett målvärde och ett datum. Många team använder SMART-mål, OKR:er eller KPI:er här, och vår guide om mål jämfört med KPI:er och OKR:er förklarar när man ska använda vilket.
Balanced Scorecard, som Robert Kaplan och David Norton presenterade i Harvard Business Review 1992, är ett välkänt sätt att hålla måtten i balans. Artikeln inleds med meningen "What you measure is what you get." (det du mäter är det du får). Balanced Scorecard Institute beskriver fyra perspektiv: finansiellt, kund, interna processer samt lärande och tillväxt.
5. Planera initiativ och budget
Initiativ är de projekt som driver varje mål framåt. Ge varje initiativ en ansvarig, en tidplan och en budgetpost. En strategi utan koppling till pengar är en önskelista, och därför rekommenderar vi att ni kopplar den ekonomiska planeringen till strategiska mål redan från början.
6. Genomför, följ upp och anpassa
En plan är bara användbar om den följs upp. Sätt en rytm: månatliga avstämningar av framsteg, kvartalsvisa strategiöversyner och en årlig uppdatering. Följ ledande indikatorer som varnar i god tid, inte bara resultat som kommer för sent för att man ska hinna agera.
Genomarbetat exempel: ett mjukvaruföretag med 40 anställda
Exemplet är fiktivt och används som illustration.
| Steg | Vad teamet gjorde |
|---|---|
| 1. Kartläggning | Fann att 60 % av intäkterna kom från två kunder och att kundavgången ökade bland små konton |
| 2. Riktning | Vision: bli det givna verktyget för medelstora logistikföretag i regionen |
| 3. Prioriteringar | Tre pelare: bredda intäkterna, förbättra kundbehållningen, bygga en självbetjäningsprodukt |
| 4. Mål | Sänka de två största kundernas andel till 35 % och sänka den årliga kundavgången från 18 % till 10 % inom 2 år |
| 5. Initiativ | En partnerkanal, ett introduktionsprogram och en självbetjäningsregistrering, var och en med ansvarig och budget |
| 6. Uppföljning | Månatlig KPI-avstämning, kvartalsvis strategiöversyn med styrelsen, årlig uppdatering i oktober |
Planen fick plats på två sidor. Det som gjorde att den fungerade var inte dokumentet utan den rytm av uppföljningar som följde.
Strategisk planering jämfört med strategisk styrning
De två begreppen används ofta som om de betydde samma sak. Det gör de inte.
| Strategisk planering | Strategisk styrning | |
|---|---|---|
| Omfattning | Att bestämma riktningen och planen | Hela cykeln: planering, genomförande och justering |
| Tidsram | En avgränsad planeringsperiod | Löpande |
| Huvudresultat | En strategisk plan | Beslut och resultat över tid |
| Rytm | Främst en årlig cykel | Dagligen, månadsvis och kvartalsvis |
Läroboken Principles of Management från OpenStax beskriver den strategiska styrprocessen som de aktiviteter som chefer genomför för att positionera företaget i konkurrensen, och noterar att de flesta högre chefer hanterar alla stegen samtidigt. I praktiken är planering en fas av strategisk styrning, och genomförandet är där det mesta av värdet vinns eller förloras.
Henry Mintzberg framförde en närliggande tanke i "The Fall and Rise of Strategic Planning" (HBR, 1994). Han kritiserade planering som görs av specialiserade planerare och sedan genomförs exakt som den skrevs, och menade att strategi också växer fram ur det människor lär sig medan de agerar. Därför är uppföljningssteget lika viktigt som planen.
Vilka som ska vara med och hur lång tid det tar
| Vem | Roll |
|---|---|
| Ägare eller vd | Leder processen och fattar slutgiltiga beslut |
| Ledningsgruppen | Formar prioriteringarna, äger mål och initiativ |
| Styrelse eller rådgivare | Ifrågasätter antaganden och godkänner planen |
| Medarbetare | Bidrar med insikter i steg 1 och äger genomförandet |
| Processledare | Valfri, håller processen ärlig och i tid |
Hur lång tid en första plan tar beror på hur mycket analys som behövs och hur snabbt ledningsgruppen kan enas. Det mesta av tiden går till analys och enighet, inte till att skriva.
Vad ett strategiskt plandokument innehåller
- En sammanfattning på en sida
- Mission, vision och värderingar
- De viktigaste slutsatserna från er analys
- Tre till fem strategiska prioriteringar
- Mål och mått för varje prioritering
- Initiativ med ansvariga, datum och budget
- Huvudrisker och hur ni hanterar dem
- Hur och när planen ska följas upp
Håll huvuddokumentet kort. Lägg detaljerna i bilagor eller i de verktyg som ert team redan använder.
Varför genomförandet avgör om planer lyckas eller misslyckas
Forskning om strategigenomförande citeras ofta slarvigt, så det lönar sig att vara exakt. I "Why Strategy Execution Unravels and What to Do About It" (HBR, 2015) skriver Donald Sull, Rebecca Homkes och Charles Sull att två tredjedelar till tre fjärdedelar av de stora organisationerna har svårt med genomförandet. Det är en slutsats om att det är svårt, i stora företag, inte ett påstående att de flesta strategier misslyckas. Var försiktig med de runda siffrorna om att "90 % av strategierna misslyckas" som cirkulerar på nätet, eftersom vi inte hittade någon primärkälla till dem.
Den praktiska lärdomen gäller oavsett storlek: planer tenderar att stanna av vid överlämningen från ledningen till dem som gör jobbet. Tydliga ansvariga, kopplade budgetar och en jämn uppföljningsrytm täpper till det glappet.
Vanliga misstag
- Att skriva planen som ett dokument som ingen öppnar efter lanseringen.
- Att välja för många prioriteringar, så att ingenting egentligen är en prioritering.
- Mål utan ansvariga eller mått.
- En budget som tas fram separat från strategin.
- Ingen uppföljningsrytm, så att problem upptäcks för sent.
- Medarbetare som inte kan nämna prioriteringarna en månad efter lanseringen.
Checklista för strategisk planering
- Vi gick igenom fakta innan vi satte ambitioner.
- Mission, vision och värderingar ryms på en sida.
- Vi valde tre till fem prioriteringar och skrev ner vad vi inte kommer att göra.
- Varje mål har ett mått, ett målvärde, ett datum och en ansvarig.
- Varje initiativ har en ansvarig, en tidplan och en budgetpost.
- Uppföljningarna ligger i kalendern för hela året.
Genomför den strategiska planeringsprocessen i Aitraxus
Aitraxus följer den här processen steg för steg. Strategiguiden leder dig genom åtta steg, från en AI-driven kartläggningsintervju med ledningsgruppen till pelare, datainsamling, mål, plan, budget, organisation och ett styrelsefärdigt strategidokument, följt av löpande uppföljning.
I Datainsamling väljer du ett ramverk som PEST, Five Forces, SWOT eller VRIO, tar fram ett första utkast med AI och redigerar det sedan tillsammans med ditt team.
Källor
- OpenStax, Principles of Management, 9.1 Strategic Management
- Kaplan and Norton, "The Balanced Scorecard: Measures That Drive Performance", HBR, 1992
- Balanced Scorecard Institute, Balanced Scorecard basics
- Mintzberg, "The Fall and Rise of Strategic Planning", HBR, 1994
- Sull, Homkes and Sull, "Why Strategy Execution Unravels and What to Do About It", HBR, 2015
Vanliga frågor
Vilka är stegen i den strategiska planeringsprocessen?
En praktisk version har sex steg: kartlägg nuläget, sätt riktning, välj prioriteringar, sätt mål och mått, planera initiativ och budget, och därefter genomför, följ upp och anpassa.
Vad är skillnaden mellan strategisk planering och strategisk styrning?
Strategisk planering bestämmer riktningen och planen. Strategisk styrning omfattar hela cykeln, inklusive att genomföra planen, följa upp resultaten och justera längs vägen.
Hur lång bör en strategisk plan vara?
Så kort att den används. Många små och medelstora företag håller kärnplanen till några få sidor, med detaljerna i bilagor eller i sina planeringsverktyg.
Hur ofta bör en strategisk plan följas upp?
Följ upp framstegen varje månad, se över strategin varje kvartal och uppdatera planen en gång per år, eller tidigare om något viktigt förändras.
Vad är strategisk planering inom ledning och styrning?
Det är den del av ledarskapet som sätter den långsiktiga riktningen och prioriteringarna och bestämmer hur resurserna ska fördelas för att nå dem.
Testa Aitraxus gratis och öppna demoprojektet ACME för att se en komplett strategi som byggs steg för steg.