Strategisk planlegging: 6 steg, eksempel og sjekkliste
Strategisk planlegging i 6 steg, fra analyse til oppfølging, med et eksempel fra en SMB, forskjellen på planlegging og ledelse og en ferdig sjekkliste.
Strategisk planlegging er rekken av steg en organisasjon bruker for å bestemme hvor den vil, hvilke få prioriteringer som tar den dit, og hvordan penger og folk skal settes bak dem. For en liten eller mellomstor bedrift går prosessen vanligvis i seks steg: kartlegg dagens situasjon, sett retning, velg prioriteringer, sett mål og målinger, planlegg initiativer og budsjett, og til slutt gjennomfør, følg opp og juster.
Denne guiden forklarer hvert steg, viser et eksempel for et selskap med 40 ansatte, sammenligner strategisk planlegging med strategisk ledelse, og avslutter med en sjekkliste du kan bruke til din egen plan.
Strategisk planlegging i 6 steg
1. Kartlegg dagens situasjon
Start med fakta, ikke ambisjoner. Gå gjennom økonomiske resultater, kunder, konkurrenter og kompetanse, og snakk med folk som ser virksomheten fra ulike vinkler: ledelse, ansatte, viktige kunder og partnere.
Nyttige verktøy i dette steget:
- PEST eller PESTLE for trender utenfra.
- Porters fem krefter for strukturen i markedet ditt.
- SWOT for å oppsummere funnene.
2. Sett retning: misjon, visjon og verdier
Misjonen sier hvorfor organisasjonen finnes og hvem den tjener. Visjonen beskriver hvordan suksess ser ut om noen år. Verdiene beskriver hvordan dere oppfører dere underveis. Hold hver av dem kort nok til at folk kan gjenta den. Guiden vår om visjon og misjon forklarer forskjellen.
3. Velg strategiske prioriteringer
Her blir planlegging til strategi. Av alt dere kunne gjort, velger dere de få områdene dere vil konsentrere innsatsen om, ofte kalt strategiske pilarer. Tre til fem er et praktisk omfang. Å velge betyr også å skrive ned hva dere ikke skal gjøre.
4. Sett mål og målinger
Gjør hver prioritering om til mål som kan etterprøves. Et godt mål nevner et resultat, en måling, en målverdi og en dato. Mange team bruker SMART-mål, OKR-er eller KPI-er her, og guiden vår om mål, KPI-er og OKR-er forklarer når du bør bruke hva.
Balanced Scorecard, introdusert av Robert Kaplan og David Norton i Harvard Business Review i 1992, er en kjent måte å holde målingene i balanse. Artikkelen åpner med setningen "Det du måler, er det du får." Balanced Scorecard Institute beskriver fire perspektiver: økonomi, kunde, interne prosesser, og læring og vekst.
5. Planlegg initiativer og budsjett
Initiativer er prosjektene som flytter hvert mål. Gi hvert initiativ en eier, en tidslinje og en budsjettpost. En strategi uten kobling til penger er en ønskeliste, og derfor anbefaler vi å koble økonomisk planlegging til strategiske mål fra starten.
6. Gjennomfør, følg opp og juster
En plan er bare nyttig hvis den følges opp. Sett en rytme: månedlige fremdriftssjekker, kvartalsvise strategigjennomganger og en årlig oppdatering. Følg med på ledende indikatorer som varsler tidlig, ikke bare resultater som kommer for sent til å handle på.
Eksempel: et programvareselskap med 40 ansatte
Dette eksempelet er fiktivt og er ment som illustrasjon.
| Steg | Hva teamet gjorde |
|---|---|
| 1. Kartlegging | Fant ut at 60 % av omsetningen kom fra to kunder, og at frafallet økte blant små kunder |
| 2. Retning | Visjon: bli standardverktøyet for mellomstore logistikkselskaper i regionen |
| 3. Prioriteringer | Tre pilarer: diversifisere inntektene, forbedre kundelojalitet, bygge et selvbetjent produkt |
| 4. Mål | Redusere andelen fra de to største kundene til 35 %, og kutte det årlige frafallet fra 18 % til 10 % innen 2 år |
| 5. Initiativer | En partnerkanal, et opplæringsprogram og selvbetjent registrering, hver med eier og budsjett |
| 6. Oppfølging | Månedlig KPI-sjekk, kvartalsvis strategigjennomgang med styret, årlig oppdatering i oktober |
Planen fikk plass på to sider. Det som fikk den til å fungere, var ikke dokumentet, men rytmen av gjennomganger som fulgte.
Strategisk planlegging og strategisk ledelse
De to begrepene brukes ofte som om de betyr det samme. Det gjør de ikke.
| Strategisk planlegging | Strategisk ledelse | |
|---|---|---|
| Omfang | Å bestemme retningen og planen | Hele syklusen: planlegging, gjennomføring og justering |
| Tidsramme | En avgrenset planperiode | Kontinuerlig |
| Hovedresultat | En strategisk plan | Beslutninger og resultater over tid |
| Rytme | Hovedsakelig en årlig syklus | Daglig, månedlig og kvartalsvis |
Læreboken Principles of Management fra OpenStax beskriver prosessen for strategisk ledelse som aktivitetene ledere gjør for å posisjonere selskapet i konkurransen, og påpeker at de fleste toppledere håndterer alle stegene samtidig. I praksis er planlegging én fase av strategisk ledelse, og det er i gjennomføringen mesteparten av verdien vinnes eller tapes.
Henry Mintzberg tok opp et beslektet poeng i "The Fall and Rise of Strategic Planning" (HBR, 1994). Han kritiserte planlegging som gjøres av spesialister og deretter gjennomføres slik den er skrevet, og mente at strategi også vokser fram av det folk lærer mens de handler. Derfor er oppfølgingen like viktig som planen.
Hvem bør involveres, og hvor lang tid tar det
| Hvem | Rolle |
|---|---|
| Eier eller daglig leder | Leder prosessen og tar de endelige avgjørelsene |
| Ledergruppen | Former prioriteringene, eier mål og initiativer |
| Styret eller rådgivere | Utfordrer forutsetningene og godkjenner planen |
| Ansatte | Gir innsikt i steg 1 og eier gjennomføringen |
| Prosessleder | Valgfri, holder prosessen ærlig og i rute |
Hvor lang tid en første plan tar, avhenger av hvor mye analyse som trengs og hvor raskt ledergruppen blir enig. Mesteparten av tiden går til analyse og enighet, ikke til skriving.
Hva et strategidokument inneholder
- Et sammendrag på én side
- Misjon, visjon og verdier
- Hovedfunnene fra analysen
- Tre til fem strategiske prioriteringer
- Mål og målinger for hver prioritering
- Initiativer med eiere, datoer og budsjett
- Viktigste risikoer og hvordan dere håndterer dem
- Hvordan og når planen skal gjennomgås
Hold hoveddokumentet kort. Legg detaljene i vedlegg eller i verktøyene teamet allerede bruker.
Hvorfor gjennomføring avgjør om planer lykkes
Forskning på strategigjennomføring siteres ofte upresist, så det hjelper å være nøyaktig. I "Why Strategy Execution Unravels and What to Do About It" (HBR, 2015) skriver Donald Sull, Rebecca Homkes og Charles Sull at to tredeler til tre firedeler av store organisasjoner sliter med gjennomføring. Det er et funn om å slite, i store selskaper, ikke en påstand om at de fleste strategier mislykkes. Vær forsiktig med de runde tallene om at "90 % av strategier mislykkes" som sirkulerer på nettet, siden vi ikke fant noen primærkilde til dem.
Den praktiske lærdommen gjelder for alle størrelser: planer har en tendens til å stoppe opp i overgangen fra ledelsen til dem som gjør jobben. Tydelige eiere, koblede budsjetter og en jevn oppfølgingsrytme tetter dette gapet.
Vanlige feil
- Å skrive planen som et dokument ingen åpner etter lanseringen.
- Å velge for mange prioriteringer, slik at ingenting egentlig er en prioritering.
- Mål uten eiere eller målinger.
- Et budsjett som lages atskilt fra strategien.
- Ingen oppfølgingsrytme, slik at problemer dukker opp for sent.
- Ansatte som ikke kan nevne prioriteringene en måned etter lanseringen.
Sjekkliste for strategisk planlegging
- Vi gikk gjennom fakta før vi satte ambisjoner.
- Misjon, visjon og verdier får plass på én side.
- Vi valgte tre til fem prioriteringer og skrev ned hva vi ikke skal gjøre.
- Hvert mål har en måling, en målverdi, en dato og en eier.
- Hvert initiativ har en eier, en tidslinje og en budsjettpost.
- Oppfølgingsmøtene står i kalenderen for hele året.
Gjennomfør strategisk planlegging i Aitraxus
Aitraxus følger denne prosessen steg for steg. Strategiguiden tar deg gjennom åtte steg, fra et AI-drevet kartleggingsintervju med ledergruppen til pilarer, datainnsamling, mål, plan, budsjett, organisasjon og et strategidokument klart for styret, etterfulgt av løpende oppfølging.
I Datainnsamling velger du et rammeverk som PEST, Fem krefter, SWOT eller VRIO, genererer et første utkast med AI og redigerer det deretter sammen med teamet.
Kilder
- OpenStax, Principles of Management, 9.1 Strategic Management
- Kaplan and Norton, "The Balanced Scorecard: Measures That Drive Performance", HBR, 1992
- Balanced Scorecard Institute, Balanced Scorecard basics
- Mintzberg, "The Fall and Rise of Strategic Planning", HBR, 1994
- Sull, Homkes and Sull, "Why Strategy Execution Unravels and What to Do About It", HBR, 2015
Ofte stilte spørsmål
Hva er stegene i strategisk planlegging?
En praktisk versjon har seks steg: kartlegg dagens situasjon, sett retning, velg prioriteringer, sett mål og målinger, planlegg initiativer og budsjett, og til slutt gjennomfør, følg opp og juster.
Hva er forskjellen mellom strategisk planlegging og strategisk ledelse?
Strategisk planlegging bestemmer retningen og planen. Strategisk ledelse dekker hele syklusen, inkludert å gjennomføre planen, følge opp resultatene og justere underveis.
Hvor lang bør en strategisk plan være?
Kort nok til at den blir brukt. Mange små og mellomstore selskaper holder kjerneplanen til noen få sider, med detaljene i vedlegg eller i planleggingsverktøyene sine.
Hvor ofte bør en strategisk plan gjennomgås?
Sjekk fremdriften månedlig, gjennomgå strategien kvartalsvis og oppdater planen én gang i året, eller tidligere hvis noe viktig endrer seg.
Hva er strategisk planlegging i ledelse?
Det er den delen av ledelse som setter langsiktig retning og prioriteringer, og bestemmer hvordan ressursene skal fordeles for å nå dem.
Prøv Aitraxus gratis og åpne demoprosjektet ACME for å se en komplett strategi bygget steg for steg.